[Параметры] [Интерфейс] [Работа с письмами] [Ошибки] | ||
Исправить ошибку несложно, однако большинство пользователей Word, как правило, не следующих главному правилу: прочитай наконец эту чертову инструкцию! - не знают, как это сделать. Что же происходит с Word и как его настроить?
Наконец, проведите заключительные операции: закройте файл Normal.dot, откройте новый документ и проверьте установки Word. Вот вы и научились настраивать Word и, надеюсь, воспользуетесь этим в дальнейшем. Впрочем, стоит напомнить, что установки Word по умолчанию были введены для американских пользователей и стилей их документов. Никакого отношения к стандартам, принятым в делопроизводстве в России, они не имеют. Кроме того, многие опытные пользователи не любят, когда им навязывают стиль документа и метод набора текста. Следует заметить, что новые настройки Word будут действовать только при создании новых документов. Старые документы сохранят прежние настройки, и при их загрузке стиль "обычный" останется в старом виде. Если вы захотите применить новые установки к старым документам, с которыми придется много работать, выделите весь текст (Ctrl + A), скопируйте его (Ctrl + C), затем откройте новый документ, выберите "специальную вставку" и укажите опцию "неформатированный текст". Тогда весь текст вставится в стиле "обычный", при этом заменятся и стили заголовков. Однако этот стиль будет применен и к таблицам, что, скорее всего, приведет к нежелательным изменениям, и их придется переформатировать. Такую же специальную вставку стоит делать при копировании фрагментов из других документов. Окно для изменения стиля "обычный". Кнопка "формат" позволяет устанавливать нужные размеры шрифта и формат абзаца. Сохранение файла . Проделайте эксперимент: откройте новый документ и сразу же сохраните его. Откройте еще раз новый документ, наберите какую-либо фразу и сотрите ее. Сохраните документ под другим именем. По содержанию эти документы совпадают (в них нет никакого текста), но сравните их размеры: второй документ окажется почти вдвое больше. Не ожидали? Дело в том, что Word - это интерпретатор, он запоминает не только содержание документа, но и все команды, которыми вы пользовались, в том числе команды "набрать текст" и "удалить". Этот факт может иметь значение в двух случаях: когда вы копируете документ на дискету и когда пересылаете файл по электронной почте. В первом случае лишние килобайты файла размером чуть более 1,4Мбайт помешают его сохранению, во втором - помимо этого возникнет опасность того, что ваш адресат при желании может прочитать стертые фразы и узнать, что вы захотели скрыть от него. Итак, первый совет : перед окончательным сохранением готового документа укажите "выделить все" (Ctrl + A) и скопируйте весь текст в новый документ. Эта операция значительно сократит размер файла и удалит все исправления. И еще несколько полезных советов . Система сокращений . Если вам часто приходится набирать тексты на одну и ту же тему, можно посоветовать разработать систему сокращений, например: кп - компьютер; бд - база данных и т.д. Важно, чтобы само сокращение не было словом. Если задать такие сокращения в меню "Автозамена", то можно значительно ускорить ввод текста. Подобные комбинации букв Word будет автоматически заменять на указанные слова, если после них следует пробел или знак препинания. При этом ввод прописных букв, например БД, даст замену на прописные - БАЗА ДАННЫХ. Внутри слов эти комбинации не заменяются. Правда, придется нажимать клавишу Backspace (стрелка влево), чтобы ввести грамматические окончания слов, но к этому, если уж вводить подобную "автоматизацию", можно привыкнуть. Автозамена будет действовать для всех новых документов и не потребует настройки файла Normal.dot. Копирование . Часто приходится вставлять в Word графики из Excel или рисунки из PowerPoint. Обычно для этого используют команды "копировать" и "вставить". Но попробуйте дважды кликнуть мышью на таком графике в Word: откроется полная таблица Excel со всеми листами и данными. То же происходит и с презентациями. Дело в том, что в Microsoft Office действует технология OLE (согласование объектов). Это позволяет автоматически вносить изменения в Word при изменении данных, скажем, в Excel. Так ли это необходимо? В большинстве случаев достаточно график ввести в файл, однако размер его неоправданно возрастет. Поэтому второй совет : делайте вставку с помощью команды "специальная вставка", в которой укажите опцию "метафайл Windows". Вообще говоря, чем больше в документе таблиц, рисунков и других объектов, тем менее "управляемым" становится Word и редактирование будет создавать не технические, а скорее психологические проблемы. Вам все равно придется ломать голову над тем, куда пропал рисунок, почему изменился формат абзаца, и над другими подобными вопросами, поскольку приведенные выше советы решают проблему редактирования в Word лишь частично. Много полезной информации, в частности по применению Visual Basic для Word, можно найти в книге А.А.Орлова "Тайны и секреты компьютера", вышедшей в издательстве "Радио и связь" в 2001 году. Индексы . Если в ваших текстах часто встречаются обозначения типа м2 или индексы, для удобства стоит создать отдельную панель инструментов "Индексы". Для этого выберите в меню "Сервис" пункт "Настройка", затем, используя пункт "Создать", можно задать новую панель. Далее откройте закладку "Команды" и в категории "Все команды" найдите значки для нижнего и верхнего индексов Subscript и Superscript. Перетащите с помощью мыши соответствующие значки в новую панель. Можно, правда, обойтись и без панели, а просто перетащить значки в существующую панель инструментов. Член-корреспондент РАЕН Ю.Чернышов (Московский государственный университет леса). |
| |